La numérisation de documents vise à convertir les informations d’un support physique en données numériques. Ce procédé est bénéfique pour les entreprises afin d’optimiser leur organisation et gagner en efficacité dans la gestion de leurs documents. Mais en quoi consiste-t-elle réellement ? Quels sont les avantages procurés par la numérisation de documents ?
La numérisation de documents : les principes de base
La numérisation de documents consiste généralement à transférer le contenu d’un document initialement sur un support papier vers un support informatique. C’est-à-dire la conversion d’un document texte (manuscrite ou imprimé) ou d’une image (photo, dessins, etc.) en un format numérique. Elle s’avère être utile afin d’assurer leur sécurité contre les éventuelles pertes. Mais elle permet également de faciliter leur archivage et leur exploitation.
Pour effectuer la numérisation des documents, une entreprise doit avoir en possession un moyen matériel adéquat comme un scanner, des ordinateurs, des logiciels… Elle doit également disposer d’employés qui se chargent de la saisie de données et des différentes tâches associées à la numérisation de documents. Concernant la conversion de fichiers contenant l’image d’un document en fichier texte, il faudra procéder au traitement OCR (Optical Character Recognition) ou encore au traitement ROC (Reconnaissance Optique de Caractère). Ce type de numérisation se fait par l’usage d’un logiciel de reconnaissance de caractère capable de convertir les images en texte.
Pour s’assurer de la qualité de la numérisation, il faudra procéder à une relecture et une correction manuelle. Par ailleurs, toutes les entreprises ne disposent pas forcément de ces moyens afin de réaliser la numérisation de documents. La plupart d’entre elles délèguent cette tâche à des sociétés spécialisées en la matière. Ces dernières disposent souvent d’un plateau de numérisation et d’une équipe dédiée.
Les types de documents à numériser
Les opérations de numérisation peuvent être mises en œuvre pour tous types de documents et de formats (DOC, PNG, JPEG, BMP, PDF…). Ils peuvent être des factures, des formulaires, des contrats, des annuaires, des bulletins, des bons de commande ou de livraison, des documents administratifs… Sinon, ils peuvent aussi inclure les images animées, les vidéos analogiques ou les fichiers audio. Tout dépend essentiellement des besoins de l’entreprise.
Pour effectuer la numérisation des données, plusieurs étapes doivent être respectées :
- Le document doit être inséré dans l’appareil dédié,
- Le logiciel de numérisation extrait et capture les informations pour les convertir en format numérique
- Le logiciel envoie les données automatiquement aux applications tierces sur ordinateur ou éventuellement sur Internet
- Les données seront ensuite exploitées par les opérateurs de saisie
- Les données numérisées sont classés dans une base documentaire
Les avantages de la numérisation de documents
De nos jours, la numérisation de documents est une pratique habituelle chez les entreprises de différents secteurs. Cette méthode est mise en place pour privilégier les échanges dématérialisés et faciliter leur gestion tout comme leur exploitation entre autres. Au sein des entreprises, force est de constater que la gestion des documents s’avère être une tâche chronophage et fastidieuse. S’ils sont manipulés de façon manuelle, il est nécessaire de mobiliser plusieurs collaborateurs surtout si le volume de documents est important. Qui plus est, ils se doivent d’avoir des compétences particulières en organisation.
Heureusement, il existe actuellement des techniques de numérisation de documents à partir de logiciels de gestion électronique des documents (GED) qui sont à portée de mains. Grâce à cette solution, les processus deviennent plus fluides et efficaces. Le temps de traitement, de production, de diffusion, de suivi et d’archivage de documents est à la fois réduit et optimisé. Les entreprises pourront traiter et exploiter rapidement une quantité importante de leurs documents numérisés. Ce qui représente indéniablement un gain de temps et une économie sur le personnel qu’il faudrait y consacrer le cas échéant.
De son côté, les collaborateurs de l’entreprise pourront être plus productifs. D’autant plus qu’ils auront un accès rapide aux informations et pourront échanger les fichiers tout en travaillant de concert efficacement. Pour les sociétés contraintes de stocker un volume important d’archives physiques, la numérisation permet de réduire les coûts de gestion pour l’achat de papier et divers autres éléments d’impression.