De l’accueil téléphonique au travail administratif, les tâches d’une secrétaire sont multiples et essentielles. Ce qui n’est pas toujours facile à gérer pour les professionnels de la santé. Une raison parmi bien d’autres de faire appel à un service de télésecretariat médical.
Améliorer l’accès des patients aux services de santé
Le premier objectif des professionnels de la santé est d’apporter des soins aux personnes qui en ont besoin. Ce qui nécessite d’améliorer toute l’expérience du patient depuis l’accueil téléphonique aux interventions médicales. Faire appel à un service de télésecretariat médical peut aider énormément à ce niveau. Ceci en garantissant que tous les appels soient reçus et que les patients soient bien assistés. Faciliter cette procédure est particulièrement important et difficile pour certains établissements. Il n’y a pas que les hôpitaux et les cliniques, les laboratoires d’analyses sont également concernés. Le télésecrétariat leur permet de satisfaire les besoins d’une clientèle grande et exigeante. A titre d’exemple, les patients n’auront plus besoin d’appeler plusieurs fois et d’être transférés d’un département à l’autre.
Réduire le temps d’attente et le nombre d’appels manqués
Les appels manqués et les longs délais d’attente sont des soucis communs chez les patients. Chose que l’on remarque encore plus dans les grands établissements ou les services à forte demande. Une secrétaire présente sur place n’est pas toujours en mesure de tout gérer. D’ailleurs, elle doit s’occuper de la réception physique, assister le praticien et collaborer avec le reste du personnel. C’est là qu’intervient votre téléassistance médicale ou paramédicale. Vous pouvez lui déléguer plus ou moins de tâches administratives selon vos besoins. Cela dit, l’accueil téléphonique vient en premier lieu et est la prestation la plus sollicitée par les professionnels de la santé. Il s’agit après tout du premier contact entre le client et l’établissement ou le praticien.
Assurer la permanence téléphonique grâce au télésecrétariat
Toujours en parlant d’accueil téléphonique, l’externalisation permet d’offrir une disponibilité permanente. C’est un critère essentiel chez les patients qui souhaitent obtenir une assistance médicale à tout moment. Ce qui n’est pas possible pour les praticiens qui ont des horaires fixes et standards. Ils ne peuvent pas répondre aux appels le soir, le week-end ou pendant une période d’absence. En revanche, un service de télé secretariat médical peut être disponible en permanence. Votre assistante à distance peut même recevoir les appels pendant que vous êtes en vacances et vous transmettre ceux qui sont urgents. De cette manière, vous pouvez offrir un suivi exceptionnel à vos patients et être là pour les aider à tout moment. Il faut éventuellement trouver un centre d’appels médical qui propose bel et bien la permanence téléphonique.
Déléguer des tâches administratives au télésecrétariat
L’accueil téléphonique ne se limite pas à la prise de rendez-vous et à transmettre des consignes aux patients. Les appels reçus peuvent concerner différents aspects du fonctionnement d’un établissement de santé. Les paiements, l’assurance et les renseignements sur des symptômes ou des complications sont des besoins communs. En plus, les secrétaires médicales sont amenées à communiquer avec d’autres acteurs internes et externes au titre des fournisseurs. Puis viennent les autres tâches administratives comme la transcription des données et la création des dossiers médicaux. Tout ceci nécessite des compétences spécifiques, du temps et des ressources matérielles et logicielles. Or le personnel médical a souvent un emploi de temps de chargé. Externaliser le service secrétariat s’avère être une option avantageuse et pratique.
Augmenter la satisfaction des patients et les fidéliser
Vous comprenez donc que le secretariat telephonique médical à distance peut améliorer considérablement la satisfaction des patients. Ce qui est important pour pouvoir attirer des clients et les fidéliser. Comme tout autre business, un établissement de santé doit prendre en compte cet aspect et avoir une bonne stratégie de marketing. La première étape est d’apporter un service impeccable. Les clients se font une première impression en se basant sur les conversations menées par téléphone. C’est pourquoi les secrétaires médicaux doivent avoir certaines qualités de communication et de relationnel. Ils doivent accueillir les patients avec le sourire (qui s’entend au téléphone) et de la chaleur. Ils doivent faire preuve de patience et d’empathie, tout en préservant leur professionnalisme et leur efficacité.
Libérer le personnel des établissements de la santé
Comme indiqué précédemment, le personnel médical et paramédical dispose d’un emploi de temps bien chargé. C’est bien le cas dans la plupart des hôpitaux, cliniques, laboratoires et cabinets dentaires. Ainsi, passer par un service de télésecretariat médical est une bonne idée afin de libérer vos employés. Ces derniers peuvent alors consacrer leur temps et leur énergie à des tâches à forte valeur ajoutée. Les praticiens par exemple auront plus de temps pour prendre en charge des patients et pour améliorer leurs compétences. Les infirmiers peuvent également passer du temps avec les patients et ainsi améliorer leur expérience. Si vous disposez d’un service de secrétariat sur place, vous pouvez alléger son travail en déléguant certaines tâches à une télé-assistante médicale.
Accéder aux dernières technologies en téléassistance
Une autre bonne raison d’opter pour le télésecrétariat médical est de pouvoir accéder aux meilleures technologies dans le domaine. Des technologies qu’il serait difficile et pas judicieux d’intégrer en interne. A titre d’exemple, vous pouvez accéder à une bonne connexion internet et un opérateur téléphonique performant. Ce qui est indispensable pour apporter le meilleur accueil téléphonique à votre clientèle. En pratique, cela permet d’assurer une qualité de son optimale et des appels téléphoniques sans coupure. Au-delà de la réception téléphonique, toutes les tâches administratives déléguées à votre téléassistance médicale seront améliorées. Ceci grâce à un matériel performant et des solutions logicielles à la pointe de la technologie. Vous gagnez ainsi en temps, en effort et en argent.
Améliorer la gestion interne avec le télésecretariat médical
Une grande partie des problèmes de gestion dans le médical sont liés au service de secrétariat. Il s’agit en effet d’un service pivotal dans le fonctionnement des établissements de santé quelle que soit leur taille. Un environnement de travail mal organisé augmente la probabilité d’erreurs, de malentendus et de retards. Les patients ne sont pas les seuls concernés par ces problèmes, mais également le personnel et les collaborateurs externes. Choisir le bon service de secrétariat médical à distance est indispensable pour faire face à ces enjeux. Votre prestataire ne se limite pas à améliorer l’accueil téléphonique médical pour vos patients. Il exploite ses ressources matérielles, logicielles et humaines afin d’optimiser la gestion de votre activité.
Maîtriser ses coûts grâce au télésecretariat médical
Qui dit gestion optimale, dit une meilleure maîtrise des coûts et des dépenses. La téléassistance médicale ou paramédicale contribue énormément à ce niveau. Vous confiez la tâche à un seul prestataire qui centralise tout le travail nécessaire à la gestion de votre secrétariat. La prise de rendez-vous en ligne et la numérisation des données sont également intégrées dans les offres de télésecrétariat. De cette manière, vous pouvez automatiser la majorité des procédures et garantir un haut degré de précision. Ce qui permet de mieux maîtriser ses coûts au moment, à court terme et à long terme. Il s’agit d’un paramètre essentiel dans la continuation et la progression de toute activité professionnelle.
Réaliser des économies importantes en externalisant
En plus de mieux gérer vos coûts et vos dépenses, vous pouvez aussi réaliser des économies grâce au télésecrétariat. D’ailleurs, c’est une des raisons principales qui amènent les entreprises à externaliser certains services. Cette solution est particulièrement intéressante pour les praticiens indépendants, des médecins généralistes aux chirurgiens. Les cabinets médicaux et les établissements de santé qui viennent d’ouvrir peuvent également en profiter. Ils évitent ainsi toutes les dépenses liées à l’installation du matériel de secrétariat, à la maintenance, au recrutement du personnel et à sa gestion. Faire appel à un service de téléassistance médicale s’avère souvent moins coûteux. Les grands établissements de santé sont également concernés puisque leurs coûts de gestion sont beaucoup plus importants. Il existe des solutions adaptées à tous les besoins et à tous les budgets.
Optimiser la sécurité et la confidentialité des données
Un point crucial à considérer avant d’opter pour l’externalisation est la sécurité. Vous le savez sans doute, la confidentialité des données des patients est une exigence stricte dans le domaine de la santé. Les données médicales sont alors protégées par des réglementations spécifiques dans le Code de la Santé publique. Ceci en plus de la Loi Informatiques et Libertés ainsi que le RGPD (règlement général sur la protection des données). Vous devez choisir un service de télésecrétariat médical qui respecte ces normes et applique des mesures de sécurisation. Ceci peut d’ailleurs vous aider à optimiser la sécurité et la confidentialité des données de vos patients. Comme indiqué précédemment, les centres d’appels spécialisés dans l’assistance médicale disposent des ressources matérielles et logicielles nécessaires.
Trouver une offre de télésecrétariat médical scalable
Un service de secrétariat médical à distance peut améliorer significativement la gestion de votre établissement. Pour y arriver, il est recommandé de privilégier les solutions flexibles et scalables. Autrement dit, vous devez avoir la possibilité de personnaliser les prestations selon vos besoins et vos exigences. Il peut s’agir d’organiser le travail entre votre télésecrétariat et votre assistance sur place, ou encore d’utiliser des logiciels de gestion spécifiques. Vos besoins peuvent changer et augmenter au fur et à mesure que vous développez votre activité. Avec une offre flexible, vous pouvez profiter de nouvelles fonctionnalités et prendre des mesures adéquates pour accompagner votre progression.
Prenez le temps de comprendre le fonctionnement du télésecretariat médical et les avantages qu’il présente. Faites vos recherches, comparez et choisissez l’offre qui convient le mieux à vos besoins.
